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GLI ARCHIVI STORICI COMUNALI E L’ISTITUZIONE DELLA SEZIONE SEPARATA

di Anna Burdua

Fra i beni culturali che ci permettono di conoscere il passato, la sua memoria documentaria, l’Archivio occupa il posto più importante.

Il termine archivio deriva dal greco archeion, termine indicante nell’antica Grecia il palazzo del Magistrato (Arconte) nel quale si conservavano le carte dell’ufficio; secondo il parere di molti eruditi l’origine della parola è nel verbo greco archein che significa custodire, proteggere. Nella lingua latina, questa parola è diventata archivium. Il destino degli Archivi, siano essi di Enti pubblici o privati, è stato sempre caratterizzato da degrado e abbandono che hanno precluso un’idonea conservazione e un’adeguata fruizione del prezioso materiale documentario.

Proprio in un’ottica di rivalutazione e consapevolezza delle loro funzioni è nato il D.P.R. n. 1049 del 10 settembre 1963. Il decreto mirava a regolare con apposite norme le specifiche competenze e responsabilità.

Il controllo sugli Archivi spetta alle Soprintendenze Archivistiche divenute in seguito all’istituzione, nel 1972, del Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, uffici periferici del Ministero. Le Soprintendenze sono una per ogni Regione.

La classificazione della produzione documentaria delle Amministrazioni Comunali è suddivisa in quindici categorie corrispondenti alle varie branche delle loro attività politiche e amministrative.

La prima fase della classificazione della produzione documentaria è la ricognizione dei documenti. Per ognuno di essi sarà compilata una scheda con un numero provvisorio di collocazione, gli estremi cronologici del volume e l’indicazione della serie se si tratta di registri o dell’oggetto della pratica se si tratta di fascicoli. Ultimata la ricognizione, si procede alla redazione dell’inventario degli atti.

L’art. 30 del suddetto decreto stabilisce inoltre per i Comuni l’obbligo di istituire Separate Sezioni di Archivio Generale dove saranno conservati tutti i documenti relativi ad affari esauriti da oltre quaranta anni.

L’Archivio Storico o Sezione separata d’Archivio è un Archivio selezionato. In esso, esaurite le operazioni di scarto, vengono conservati a tempo indeterminato gli atti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni. Questi sono i protocolli, gli indici, le tabelle di classificazione nonché tutti i registri ausiliari che si siano usati in archivio e i verbali delle deliberazioni, gli inventari patrimoniali, gli atti relativi alle espropriazioni, gli elenchi delle strade, i bilanci delle deliberazioni, i bilanci con gli allegati, gli atti relativi ad eventuali concorsi, atti di beni demaniali, carteggi, notizie ed appunti che possano avere relazione con la storia del Comune.

Dei documenti selezionati che sono passati nella Sezione Separata, dovrà essere compilato un inventario in tre copie che sarà inviato alla Soprintendenza competente per territorio. Sarà cura della Soprintendenza inviarne una copia all’Archivio Centrale dello Stato.

E’ da questo momento che l’Archivio acquisisce valore e diventa bene culturale.

Le operazioni di scarto consistono nell’individuazione e successiva eliminazione delle scritture inutili ovvero le notizie e dati successivamente trascritti in registri, lettere di trasmissione, tronconi di bollettari.

L’art. 35 del suddetto Decreto impone che nessun Ente può stabilire quali documenti dei propri Archivi siano da scartare se non con provvedimenti motivati dai rispettivi Organi deliberanti.  Ogni anno l’archivista compila l’elenco dei documenti da scartare, questo viene sottoposto alla Commissione di scarto della quale fanno parte il Sindaco nella qualità di Presidente, il Segretario Comunale e il Direttore della Sezione Separata.

Alla deliberazione va allegato un elenco descrittivo del numero di carte da eliminare con la motivazione, l’indicazione della data di inizio e fine.

L’elenco deve essere redatto in tre copie, che saranno depositate rispettivamente presso la Segreteria, l’Archivio e la Soprintendenza Archivistica che rilascia il nullaosta ancor prima dell’approvazione dell’Organo Tutorio. In caso di mancato nulla osta della Soprintendenza dispone il Prefetto e se il Prefetto non ritiene opportuno seguire l’avviso del Soprintendente competente decide il Ministero dell’Interno.

Le carte eliminate, per disposizioni di legge vengono destinate gratuitamente alla Croce Rossa Italiana per venderle alle cartiere.

 

 

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